La fatturazione elettronica è stata una novità introdotta in Italia negli ultimi anni. La normativa che la regola nasce nel lontano 2008 e fa riferimento alla legge finanziaria con la quale, l’Unione Europea stabilì che tutti gli stati membri avrebbero dovuto dotarsi di un adeguato quadro normativo, organizzativo e tecnologico per gestire in forma elettronica l’intero ciclo degli acquisti. In seguito tutti gli stati si sono piano piano allineati alla nuova normativa, facendo in modo di dotarsi di un sistema univoco che permettesse una comunicazione più lineare.
In realtà sulla carta è stato molto più semplice che nella pratica. Soprattutto per un paese come l’Italia, che ha dovuto conformarsi con una normativa particolarmente innovativa. C’è stato bisogno di un medio/lungo periodo di assestamento e bilanciamento, durante il quale sono uscite nuove normative interne per sbrogliare la situazione.
I fondamenti del processo della fatturazione elettronica
Iniziamo con il dire che per fatturazione elettronica si intende la fattura creata ed emessa in formato digitale. Per essere più precisi ci si riferisce a tutto quel ciclo di processi che riguardano l’ emissione, l’invio, la tenuta e conservazione digitale del documento.
Il processo creato per la fatturazione elettronica si poggia su tre fondamenti:
- Dematerializzazione (esclusione del formato cartaceo
- integrazione
- collaborazione nella relazione cliente-fornitore
Con il termine “dematerializzazione” si intende quel processo attraverso il quale si creano, esclusivamente, o prioritariamente, documenti in formato digitale. Di conseguenza tutta la documentazione cartacea precedente è stata destinata alla distruzione. In Italia non sono particolarmente diffusi i documenti elettronici, ma nonostante questo l’Agenzia per l’Italia digitale che ha sostituito il DigitPA, Ente nazionale per la digitalizzazione della Pubblica Amministrazione, ha svolto in quest’ambito un’eccellente lavoro.
Le caratteristiche della fattura elettronica
Le caratteristiche intrinseche che una fattura elettronica deve possedere sono:
– Deve essere immutabile e non alterabile
– La data di emissione deve essere garantita
– Deve attestare e garantire l’autenticità della provenienza
– L’integrità del contenuto deve essere certificabile
Perchè tutte queste caratteristiche possano essere garantite, è necessario che la fattura elettronica venga firmata digitalmente. La firma digitale (ossia una firma elettronica qualificata che impiega un algoritmo di cifratura a chiave asimmetrica) è possibile attraverso l’utilizzo del sistema Electronic Data Interchange (E.D.I.), rispettando le direttive relative al Sistema di Interscambio (Sdi). All’atto pratico viene effettuata attraverso smart-card o chiavette usb. Esistono però dei nuovi software, piattaforme di fatturazione elettronica che consentono la firma digitale semplificata, trasformando l’intero processo in uno strumento indispensabile e completo per chi desidera automatizzare tutte le procedure.
Gli obblighi di fatturazione elettronica: quando e a chi
Inizialmente l’obbligo della fatturazione elettronica fu esclusivamente riservato alle Pubbliche Amministrazioni (PA) Dal 6 giugno 2014, le PA centrali hanno ricevuto il divieto di non accettare ed emettere fatture in formato cartaceo, ma solo ed esclusivamente in formato digitale. Successivamente è entrato in vigore anche per le pubbliche amministrazioni locali, per l’esattezza dal 31marzo 2015 (Fattura elettronica B2G).
Esteso anche tra le imprese e liberi professionisti (Fattura elettronica B2B) e nei confronti dei consumatori finali in tutti i casi di cessione di beni o servizi (Fattura elettronica B2C) dal 01 Gennaio 2019.
La conservazione delle fatture elettroniche
Il processo di fatturazione elettronica, come abbiamo visto, parte dalla composizione della fattura stessa (da parte del fornitore di beni/servizi) e si conclude con l’archiviazione della fattura sia da parte del fornitore che da parte del cliente. C’è chi considera parte integrante del processo anche la fase successiva di pagamento e accertamento del pagamento stesso.
Secondo quanto previsto da legge, le fatture elettroniche devono essere archiviate e conservate per non meno di dieci anni. Inoltre devono sempre essere a disposizione dell’Agenzia delle Entrate, per accertamenti fiscali.
L’archiviazione delle fatture elettroniche è una fase particolarmente importante e delicata. La loro registrazione è ammessa esclusivamente in formato digitale, come introdotto nell’ordinamento europeo dalla Direttiva 2001/115/CE del Consiglio del 20 dicembre 2001 e in Italia dal Decreto Legislativo del 20 febbraio 2004, n. 52 di recepimento della direttiva europea e dal Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004.
Conservazione Sostitutiva
La definizione di “conservazione sostitutiva”, vale per i documenti cartacei trasformati in digitale con un processo di dematerializzazione. Non sarebbe quindi esatto parlare di sostitutiva nel caso di fatture elettroniche, in quanto, nascendo già in digitale e non subendo quindi alcuna trasformazione di formato, il termine esatto dovrebbe essere conservazione digitale. é ormai abitudine comune però unificare la conservazione digitale nell’unico termine “sostitutiva”.
Pertanto diciamo che la conservazione sostitutiva è quel processo che consente di conservare le fatture elettroniche in formato digitale in modo che risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità, mantenendo piena validità legale e fiscale. Il processo consente quindi di mantenere la validità legale e fiscale dei documenti conservati ed è definito “sostitutivo”, in quanto ha fatto si che il formato cartaceo venisse inesorabilmente sostituito da quello digitale. Esiste però la Circolare 36 dell’Agenzia delle Entrate, che ha permesso di gestire casi particolari (ricordiamo a titolo di esempio, le autofatture o i protocolli IVA generati per l’acquisto di servizi o merci intra-UE che spesso non si vogliono dematerializzare). La circolare in questione dispone la conservazione sostitutiva solo parte delle fatture emesse o ricevute creando degli appositi sezionali per i registri IVA.
L’introduzione della conservazione sostitutiva ha portato a dover prevedere e creare una nuova figura all’interno delle aziende. Stiamo parlando del Responsabile della conservazione sostitutiva, che può anche essere una figura esterna all’azienda.
Sistema di Interscambio
Un’ultima breve parentesi sull’introduzione del famoso Sistema di Interscambio, siglato Sdi. L’Agenzia delle Entrate gestisce Il Sistema di Interscambio. Si tratta di un sistema informatico che consente di ricevere le fatture sotto forma di file con le caratteristiche della FatturaPA, di effettuare controlli sui file ricevuti e di inoltrare le fatture alle Amministrazioni destinatarie. Non assolve ad alcun ruolo amministrativo, di archiviazione e conservazione. Il passaggio delle fatture da un soggetto ad un altro e la verifica della relativa compilazione, è resa possibile dal sistema di interscambio.
Controlli ed errori
Sdi effettua su ogni singola fattura elettronica dei controlli necessari a verificarne e garantirne il corretto inoltro al destinatario. Un determinato codice con relativa descrizione identica i vari errori. Il codice dell’errore viene fornito nella notifica di scarto inviata al trasmittente per ogni file inviato.
Esempi di errori e relativi codici:
00001 Nome file non valido
00002 Nome file duplicato
00003 Le dimensioni del file superano quelle ammesse
00102 File non integro (firma non valida)
00100 Certificato di firma scaduto
00101 Certificato di firma revocato
00104 CA (Certification Authority) non affidabile
00107 Certificato non valido
Potete trovare l’elenco completo a questo link di fatturapa.gov
