Vi siete mai chiesti come sia possibile per un Hotel, un B&B, o un campeggio, poter gestire con semplicità ogni singola richiesta ricevuta giornalmente? Sicuramente non è un’impresa da poco e da tutti. Ma più di ogni altra cosa non è un’attività che ad oggi, nell’era del web 2.0, può essere fatta con carta e penna.
Molto, ma veramente molto tempo fa, i titolare delle strutture ricettive dovevano combattere con un’organizzazione molto difficile, fatta di blocchi, carta, penne e inchiostro. Dovevano affidarsi, quasi interamente, alle abilità dei propri dipendenti, o alle proprie e sperare nella buona fortuna di non fare troppa confusione con le prenotazioni.
L’evolversi della tecnologia ha portato una ventata di aria fresca nella loro attività e routine quotidiana. La vita è stata semplificata notevolmente grazie all’avvento dei Channel Manager. In buona sostanza si trattava di pannelli predisposti per accettare prenotazioni e disdette. All’inizio erano molto rudimentali ed essenziali, il tempo li ha migliorati notevolmente.
Booking Engine: prenotazioni con un click
Come abbiamo appena detto i planning hotel, sono andati via via migliorando e, mentre all’inizio permettevano poche semplici funzioni (prenotazioni, disdette e poco altro), con il tempo sono stati implementati e migliorati. Le esigenze dei viaggiatori del nuovo millennio e di conseguenza quello delle strutture ricettive, sono cambiate. Quindi anche i sistemi, i programmi e le piattaforme dei channel manager hanno dovuto adattarsi.
La semplificazione si è avuta sia dalla parte della cliente, a cui adesso bastano pochi e veloci click per prenotare una struttura, sia dalla parte della struttura stessa.
Le interfacce dei channel manager consentono molte utili funzioni e soprattutto molto facili da imparare e utilizzare
Channel manager: una tecnologia alla portata di tutti
L’accessibilità ai pannelli di prenotazione e gestione alberghiera è stato uno dei principali fattori sui quali è stato necessario intervenire più strettamente. Perchè mettere a disposizione delle strutture ricettive un sistema funzionante, ma difficile da usare e capire, era controproducente e assurdo.
Quindi, bravi programmatori, si sono resi conto di doversi inventare delle interfacce “for dummies”. E così è stato. Sono saltate fuori tanti pannelli di facile intuizione, che anche l’ultimo arrivato in sede poteva facilmente e velocemente imparare ad utilizzare senza far perdere tempo ai colleghi e ai superiori. In questo modo anche i tempi e i costi di formazione sono stati abbattuti.
Cosa sono le OTA
Introduciamo il concetto di OTA per spiegare l’importanza dei channel manager.
Le OTA (acronimo di Online Travel Agencies) sono portali turistici che mettono a disposizione tariffe e disponibilità delle varie strutture registrate. Per essere inseriti e poter aver un proprio account nel quale inserire camere, servizi, strutture pet friendly ecc… Le OTA chiedono un fee. Inoltre si prendono una percentuale tutte le volte che le prenotazioni passano dal loro portale. D’altra parte loro ci mettono il portale, la pubblicità e la visibilità (che sappiamo bene si paga a caro prezzo).
Detto questo scopriamo il principale vantaggio per una struttura ricettiva di avere un proprio booking engine.
Semplice: il channel manager (per lo meno quelli più strutturati), permettono una sincronizzazione e aggiornamenti istantanei, contemporaneamente con tutti i portali sui quali la struttura è registrata.
Vi sembra poco? Pensate all’immane risparmio di tempo e di denaro!
Tutte le informazioni relative all’hotel, all’agriturismo, al campeggio o qualunque altro impianto (quindi parliamo di disponibilità, prezzi, promozioni, tariffe, eventuali restrizioni e servizi vari), vengono simultaneamente aggiornate in tempo reale sotto ordine di un solo click. Come per magia.
Una via a doppio senso
Un channel manager che si rispetti deve essere programmato per inviare e ricevere.
Che cosa significa?
Vuol dire che il booking engine deve poter caricare in automatico tutti i dati delle prenotazioni nelle OTA e, viceversa, deve poter scaricare automaticamente i dati delle prenotazioni dalle OTA stesse (un esempio. Struttura registrata su Booking.com riceve una prenotazione di camera. Il channel Manager riceve l’aggiornamento sulla disponibilità e lo comunica a tutti i canali di vendita – diretti e non).
Inoltre i planning hotel comunicano anche con i GDS (Global Distribution System), metamotori e simili.
Prenotazioni vecchio stile al banco dell’Hotel
Visto quel che fanno i channel manager, c’è da chiedersi cosa succede se qualcuno entra in albergo, si appoggia al bancone della reception e prenota una stanza.
Nessun problema. Le prenotazioni walk-in, vengono inserite manualmente nel gestionale dell’hotel e, se il gestionale interno è collegato al channel manager, si avrà una sincronizzazione in tempo reale.
I vantaggi di avere un Channel Manager
Innanzitutto si evita il rischio di overbooking. Questo il primo e più scontato tra tutti i vantaggi. L’aggiornamento in tempo reale del booking engine su ogni canale di vendita, evita la gaffe di vendere reiterate volte la stessa camera.
Abbiamo poi già visto come i channel riescono a far risparmiare tempo e denaro alle strutture perché sono facili ed intuitivi da utilizzare. Inoltre si perderà molto meno tempo davanti al pc e se ne avrà di più da dedicare alla cura dei clienti, ad esempio.
Altro vantaggio è l’aumento delle prenotazioni. Scontato anche questo si può dire. Perchè l’aggiornamento automatico su ogni canale di vendita, fa evitare alla struttura di rimanere con troppo invenduto. Molto spesso infatti le OTA richiedono minimi e massimi di camere a disposizione per struttura. Il channel ovvia a questo inconveniente perché aggiorna sempre le disponibilità.
Massimizzazione delle strategie di vendita
Lo lasciamo per ultimo, ma non per importanza.
Teniamo conto che le Ota ci mettono faccia, pubblicità e visibilità. La visibilità si paga a caro prezzo perché è quella che permette di vendere. Di conseguenza aumenta la visibilità anche della struttura inserita e delle prenotazioni ricevute.
